Como se preparar para reuniões executivas?

Quando você realiza uma reunião com um executivo (CEO, CFO, etc), é uma oportunidade para que você possa elevar o status do seu departamento de compras, bem como a si mesmo. Claro que, se a reunião não vai bem, poderá ter o efeito oposto .e não é o que queremos, certo?
Aqui estão 13 dicas para a realização de uma proveitosa reunião com executivos
1 – Compreender os tópicos que os executivos se preocupam.
Embora os bons executivos gostem de ouvir sobre as oportunidades que irão ajudá-los a alcançar os seus objetivos organizacionais, determinadas oportunidades, muitas vezes, não têm a mesma urgência, por parte deles, que gostaríamos.. Às vezes, é sábio posicionar o tema como uma solução para problemas sem solução, importante evidenciar consequências e riscos iminentes a fim de se obter prioridade e atenção dos executivos.

2 – Mantê-lo simples.
Os executivos geralmente são pessoas extremamente inteligentes. Isto leva muitos profissionais de compras a supor que eles prefiram apresentações altamente complexas. Este tipo de pensamento esta errado!!!!  Executivos, estando entre as pessoas  mais inteligentes, geralmente são as pessoas mais ocupadas e têm muitos pensamentos concorrentes dançando em suas cabeças. Portanto, esforçe-se para manter a sua discussão e apresentação de forma bem simples o suficiente para que um  aluno do sexto ano possa compreendê-los.

3 – Garantir que a matemática dos números está correta em sua apresentação.
Nas compras, muito dos nossos trabalhos giram em torno de números e cálculos. Se apenas um de seus cálculos estiver errado, os executivos, muitas vezes, sentirão que toda a sua apresentação carece de credibilidade, e poderá rejeitá-lo como inválido, e não dar-lhe a chance de corrigi-lo. Sempre você deverá checar duas vezes, quem sabe tres, para ter certeza de que seus números estão corretos.

4 – Garantir que a sua ortografia está correta.

Executivos espertos muitas vezes acham que as pessoas que não sabem escrever, soletrar corretamente é porque são ignorantes. e executivos de sucesso raramente tomam conselhos de pessoas burras. Verifique a ortografia.

5 – Preste atenção extra para a primeira página / slide.
A primeira coisa que os executivos, muitas vezes, observam é a primeira impressão que seu(s) primeiros(s) slides demonstram isso pode significar prender ou não sua atenção Se a primeira página / slide contém ortografia com erros, aparência desleixada ou esteja de dificil entendimento, isso pode ser suficiente para matar o interesse dos executivos no que está a seguir.

6 – Peça para alguém rever seus materiais, de preferência até de outra área.
Quando você olha para seus materiais mais e mais, é fácil não perceber os erros que você fez. Ter alguém, diferente, olhando seu material, com um novo olhar e foco pode ajudar a identificar erros em matemática, ortografia ou formatação, que você possa não ter percebido. Basta pensar nisso desta maneira: “É melhor ter alguém independente achando erros seus do que o  CEO encontrá-los, certo?”

7 – Tenha uma agenda.
Executivos querem chegar ao ponto principal rapidamente e não querem certos detalhes para ser deixado sem solução.Então, eles vão fazer perguntas para que você as responda e não que diga,  “nós vamos chegar a isso em um minuto.” ouvindo isso várias vezes é frustrante para os executivos. Ter uma agenda pode ajudá-los a saber quando certas questões serão abordadas e eles não tem que perguntar sobre elas. E isso irá ajudá-lo a evitar ter que dizer quando que você vai tratar um certo ponto.

8 – Prepare uma única página de resumo.
Se você tem uma grande quantidade de material a apresentar, que não é necessariamente ruim, você deve ter os pontos-chave resumidos em uma única página que permite que os executivos a compreendam com um único olhar, o tópico inteiro. Lembre-se, executivos têm muitos pensamentos concorrentes em suas cabeças e é provável que se esqueçam de alguns detalhes dentro de minutos, após a conclusão da reunião, e não são susceptíveis de serem cobrados por isso. A página de resumo que os executivos podem ter como referência, mais tarde, pode ajudar a garantir que seus pontos chave não fiquem esquecidos.

9 – Tenha um plano caso extenda sua apresentação mais que o previsto.
Enquanto você pode sentir que cada palavra dentro da sua uma hora de apresentação, é extremamente relevante, para os executivos, haverá apenas alguns pontos chave. Determine quais são os principais pontos chave antes da reunião e faça uma lista deles. Antecipe-se a situação pois os executivos muitas vezes são chamados, interrompidos, inesperadamente, para fora da reunião e nesse momento podem lhe pedir para listar 3 ou 5 pontos chave que você poderia cobrir em cinco minutos.

10 – Mantenha o seu público ligado na sua apresentação.
Se você dá aos executivos seu material, antecipadamente,  é quase inevitável que eles vão  “pular” e ler o material que será apresentado mais tarde,distraindo-os enquanto você inicia sua apresentação.. Isso pode levá-los a não perceberem pontos importantes que você está apresentando. Se você dar-lhes sua apresentação procure não entregá-las de uma única vez, as entregue a medida que sua apresentação vá ocorrendo, use esta estratégia para evitar distrações e falta de atenção ao que realmente, e no momento, que você esta apresentando.

11 – Ajuste a velocidade dos executivos
Os executivos podem se sentir frustrados por reuniões de negócios que se perde muito tempo com informações irrelevantes sem se chegar aos pontos realmente relevantes para a reunião. Estabeleça uma estratégia na apresentação dos pontos a serem apresentados, caso tenha algum muito irrelevante, desprezeo ou apenas o deixe como informação, vá direto aos pontos de impacto que realmente terão interesse aos executivos, com isso evitamos que o executivo perca o interesse na sua apresentação, nada mais frustrante do que participar de uma reunião longa, cansativa e entediante. .

12 – Vamos fazer os executivos falarem.
Quando os executivos falam durante uma reunião, é um bom sinal. Significa que estão considerando sua apresentação relevante. Permitir-lhes falar. Nunca os interrompa. E não tratar os comentários e observações, deles, como uma interrupção, saiba retornar rapidamente para a sua apresentação . Esteja preparado para ser flexível.

13 – Concluir a reunião de negócios com uma recomendação ou opções para que executivos possam decidir.
Se você já exaustivamente pesquisou um tópico, e espera que um executivo possa tomar uma decisão de alto risco após apenas uma apresentação de uma hora sobre o tema, isto é um pouco irreal. Você deverá fazer uma recomendação para que o executivo possa aprovar, negar ou querer pensar, ou você deve apresentar ao executivo, duas ou três opções para escolher. Isso demonstra que você usou sua experiência e conhecimento específico para pensar nos detalhes e apresentá-los ao executivo, uma vez que ele, provavelmente, não é especialista na sua área, assim através desses detalhes ele possa tomar uma decisão.
Usando essas dicas você pode melhorar a percepção, da alta direção da sua empresa, sobre seu departamento de compras e levar sua carreira para novos desafios e promoções.
Boa Sorte!!!