Dicas Strategic Sourcing

O sucesso de qualquer iniciativa de desenvolvimento de novos fornecedores dependente de uma especificação detalhada (memorial descritivo) bem elaborada para a elaboração de uma proposta realista (RFP – Request for Proposal – Proposta de Fornecimento). A seguir apresentamos algumas dicas, a saber:
Dica # 1: Faça o seu RFP com informações adequadas e relevantes. A maneira mais fácil de assegurar que você está pagando mais do que deveria é enviar uma RFP para seus fornecedores, complicada e com perguntas desnecessárias que demande muito tempo para ele responder, evite perguntas irrelevantes, antes de enviá-las, questione todas elas, que pensa em enviar, e questione se as mesmas estão diretamente relacionadas e são relevantes para a categoria a comprar.

Dica # 2: Evite usar especificação (memorial descritivo) elaborada pelo fornecedor para incluir na RFP. Se você usar na RFP a especificação fornecida pelo fornecedor, você esta praticamente garantindo que ira comprar desse fornecedor, pois ele incluirá apenas as perguntas que ele já tem as respostas e provavelmente poderá ter especificações irrelevantes para você, comprador, mas que servirão para excluir a concorrência.

Dica # 3: Use uma RFI – Request for Information – Solicitação de Informações antes de uma RFP se faz sentido fazê-lo. Se um fornecedor é a sua principal fonte de informações de mercado, você pode primeiro enviar a (RFI) para esse fornecedor e entender mais sobre o mercado. As empresas são muito rápidas para listar especificações muito complicadas em uma RFP, uma forma saudável e econômica, quando você tem um problema ou dúvida sobre o que vai comprar é solicitar aos especialistas, da categoria em análise, que lhe apresentem sugestões a respeito, você provavelmente se surpreenderá com as sugestões recebidas, o que provavelmente não obterá caso apenas envie uma especificação muito detalhada e complexa.

Dica # 4: Envolva seus fornecedores antes da RFP. Se a primeira vez que um fornecedor ouve falar de uma oportunidade de venda, para sua empresa, é quando ele recebe uma RFP, isso poderá ser uma desvantagem para o comprador. Sem contato prévio, os fornecedores tendem a prever uma pequena chance de ganhar e não vão colocar o seu melhor esforço para responder a uma RFP. O resultado poderá ser bem mais produtivo se você simplesmente fizer um breve contato, via fone, se apresentar, explicar-lhes o que você está procurando, e demonstrar que esta interessada num relacionamento de longo prazo, isto certamente deve acontecer antes da emissão de RFP.

Dica # 5: Limite as perguntas “sim ou não” na RFP. “Quando você está desenvolvendo novos fornecedores, e pretende que estes possam lhe oferecer soluções, antes não pensadas, deve dar oportunidade a eles para apresentar sugestões, pois muitas dessas ofertas podem oferecer preços mais baixos e maior qualidade de serviço, pois simples perguntas com respostas sim ou não tendem a dar resultados opostos e são frequentemente utilizados para desqualificar fornecedores desnecessariamente, perdendo assim o potencial de savings e melhorar a qualidade e maximizar ideias desconhecidas. Perguntas apenas com respostas sim ou não são fáceis de responder e de analisar porem limitam oportunidades de inovação e de novas ideias, que poderá acarretar em custos mais elevados.

Dica # 6: Dê-se tempo suficiente para realizar um bom processo de RFP. A falta de disponibilizar e programar tempo suficiente, nesse processo, é provavelmente o erro nº 1 num bom trabalho de strategic sourcing, a coleta de dados é uma fase demorada e é aconselhável iniciar este processo cinco, seis meses antes do término do contrato em vigor.