Haja de forma simples e transparente: não é ético para o profissional de compras que efetue negociações de compras com um fornecedor com quem ele ou ela tem uma relação pessoal ou financeira. No entanto, encontrar em uma organização em que nenhum dos seus funcionários tenham um amigo, esposo, parente e etc entre milhares na sua base de fornecedores pode ser um desafio.

Então, o que você ou sua organização pode fazer para que uma provável compra de uma dessas pessoas do seu relacionamento não venha a criar um problema de Ética dentro da sua empresa e com o fornecedor?

Recomendamos que tenha Politica e Procedimento de Compras onde se estabelece como assuntos como esse devem ser tratados. Sugerimos a criação de um documento que pode ser chamado de: “Declaração de Conflito de Interesse”, onde, anualmente, todos os funcionários de decisão da empresa (diretores, gerentes e etc.) devem declarar se tem ou conhecem algum amigo ou parente que tem relações comerciais com a empresa, possibilitando dessa forma se evitar que funcionários com poder de decisão negociem com pessoas do seu relacionamento.

Dessa forma se evita possíveis conflito de interesse, pois. acusações éticas frequentemente surgem meses ou anos após que uma decisão é tomada. Os envolvidos podem ter dificuldade em lembrar as medidas tomadas.

Outra medida preventiva e utilizada pelas organizações bem administradas é manter, formalmente, suas decisões de negociação registradas. Documentação idônea ajuda a provar, em geral, que uma decisão foi tomada de maneira ética.

Um departamento de compras deve garantir que as pessoas com uma relação pessoal com fornecedor estão impedidos de acessar as informações sensíveis, tais como os preços dos fornecedores concorrentes.

Embora você não pode garantir que cada membro da equipe de aquisição está livre de relações com os empregados do fornecedor, bons procedimentos podem reduzir o risco de acusações de decisões de aquisição antiética.