Como se preparar para transformar uma organização de Compras?

Espera-se de uma organização de compras que ela forneça mais e mais valor para sua empresa, mas como? As dicas a seguir irão ajudá-lo a transformar sua organização de compras em uma organização melhor preparada para futuras mudanças. Melhor de tudo, essas dicas podem funcionar para qualquer um, independentemente do tamanho do departamento ou do tipo de indústria.

1. Definir os objetivos pretendidos com essa transformação– O que deverá ser feito diferente do que é hoje com o que pretendemos no futuro? Sua estrutura organizacional? A tecnologia utilizada? A base de fornecedores? O que mais? Certifique-se de seus objetivos estão alinhados com as expectativas da liderança da sua organização, com relação a sua proposta de transformação.

2. Estabelecer um baseline das pessoas da sua organização, dos seus processos e da tecnologia utilizada– Quantos dos seus funcionários têm as habilidades necessárias para atender essa transformação? Qual a percentagem do seu orçamento está comprometida com contratos e quais são os riscos e custos se precisar cancelá-los para atender às suas futuras necessidades? Documente seus principais resultados atuais (KPI’s) para que possa avaliar o progresso futuro de suas mudanças.

3. Faça uma análise de suas fraquezas e faça uma Plano de Melhorias a serem implementadas.
Priorize as mudanças mais simples e fáceis de serem observadas e estabeleça um plano de implementação para maior impacto. Com os primeiros resultados positivos a confiança da organização e nas mudanças vai superando as barreiras iniciais.

4. Defina quais são seus clientes chaves nesse relacionamento de melhorias. – reveja seu plano de transformação com as funções chaves da organização, para com isso obter apoio e suporte para, inclusive, para que suas mudanças estejam alinhadas com a alta direção da organização. Obtenha feedback e corrija distorções para evitar resistências. Certifique-se de suas mudanças trarão benefícios para a organização e que estejam alinhadas com as políticas da empresa evitando-se, com isso, dificuldades futuras.

5. Defina o Nível de Expectativas– Seja prudente no inicio das mudanças para evitar falsas expectativas, estabeleça metas viáveis para evitar a perda de credibilidade logo no inicio das mudanças, pois o apoio de toda a organização é fundamental para o sucesso. Comece com metas facilmente atingíveis para em seguida partir para as metais mais desafiadoras e de maior demanda de tempo. Estabeleça prazos realistas de obtenção dos resultados e economias em vez de prazos irrealistas.