Você já seu de conta que pode realizar Savings/Economias sem reduzir preços

Tenho observado que uma quantidade grande de empresas tem solicitações burocráticas que lhes acarretam custos indiretos e não estão se dando conta. Do que será que estou falando !!!!!

Caros colegas tenho observado que muitas empresas estão tratando suas compras de pequeno valor (como exemplo compras abaixo de R$ 2.000,00), de itens que são despesas e não matéria prima ou peças e acessórios, da mesma forma que compras de alto valor agregado (matéria prima, equipamentos, serviços, peças e acessórios), como se tudo fosse igual !!!!!!

Caso você faça um levantamento de todas as suas compras, muito provavelmente, 40 % a 50% das suas compras e/ou pedidos de compras podem ser de valores inferiores a R$ 5.000,00, e os tratamos da mesma forma que compras de alto valor agregado, ou seja, exigindo inúmeras informações e obrigações por parte desses fornecedores de baixo valor agregado.

Vou citar um simples exemplo que é o envio de um dos seus funcionários para fazer um curso qualquer, com um custo de R$ 1.500,00. Veja só a lista de informações que muitas empresas pedem a esse fornecedor, que é transitório, e não será em geral, um fornecedor constante :

– Ficha eletrônica de cadastro de fornecedor devidamente preenchida
– Ficha cadastro fornecedor assinada
– Reconhecimento de firma do assinante
– Ficha cadastro fornecedor carimbada com nome da empresa
– Enviar cadastro fornecedor via e-mail
– Enviar cadastro fornecedor via correio
– Declaração de não utilização de mão de obra infantil, com firma reconhecida
– Enviar essa declaração via correio
– Declaração de situação fiscal do imposto de renda (empresa simples, etc.), com firma reconhecida
– Enviar essa declaração via correio
– Cópia de uma folha de cheque para comprovação de c/c ou cópia do extrato bancário
– Cópia atualizada do contrato social/estatuto
– Comprovante atualizado de inscrição no CNPJ
– Certidão negativa do FGTS
– Certidão negativa do INSS
– Certidão negativa do IR
– Declaração de que não esta sujeita a retenção de IR, com firma reconhecida
– Certidão de isenção do ICMS, caso não tenha inscrição estadual
– Solicitação de prazo de pagamento de 30 dias, ou parcelamento em 30 dd e 60 dd.

Será que a sua empresa é uma das que esta solicitando a maioria desses itens?

A pergunta que faço é: “Temos mesmo necessidade de solicitar e ter todo esse custo burocrático para uma compra esporádica, eventual e de baixo valor ???? “ , se não atendermos a esses requisitos quais são os riscos da empresa???

Minha resposta é: NÃO

Posso lhes garantir que por volta dos meados dos anos 90, várias grandes empresas químicas já tinham eliminado esse custo desnecessário, e de que forma?

1 – Várias empresas deixaram de exigir requisições para compras abaixo de R$ 2.000,00 (na época se utilizava abaixo de US$ 1,000.00), onde todo e qualquer funcionário podia comprar diretamente itens sem valor agregado, desde que não fosse matéria prima e/ou peças e acessórios (itens de estoque), essa compra tinha de ser feita em nome da empresa, porem à vista, e o funcionário se reembolsava no caixa da empresa, sem necessidade de nenhuma aprovação !!!!!!!!

Vocês podem se espantar ou até achar que essa forma de trabalho acabou acarretando num aumento elevado dessas compras e/ou até um caos……. posso lhes garantir que não, pois tive o privilégio de implementar e trabalhar em empresas que adotaram esse procedimento nos anos 90 e nada de terrível aconteceu a essas empresas (posso citar as empresas: Union Carbide e Dow Quimica), pois muito pelo contrário, desafogou a área de suprimentos e deu liberdade aos funcionários, agregando muito mais valor ao trabalho de todos.

2 – Outra forma de reduzir o trabalho na compra de itens sem valor agregado, foi terceirizar essas compras, passar as mesmas a uma empresa terceirizada, com isso o processo foi agilizado e deixou os compradores com muito mais tempo para se dedicar, realmente, aos itens de maior valor agregado, aumentando em muito suas economias, através de melhores negociações dos itens de maior valor.

3 – Para que vamos cadastrar os fornecedores esporádicos e eventuais no nosso cadastro de fornecedores? Com esse procedimento nós só vamos estar poluindo esse cadastro, e o que se pode fazer, é um cadastro simplificado, apenas para poder atender os requisitos mínimos para o processamento dos pagamentos.
Hoje me pergunto: o que esta acontecendo com as empresas ?? Que deixaram práticas anteriormente adotadas e eficientes, para voltarem a ser burocráticas, dando a impressão que paramos de questionar as exigências do dia a dia, deixamos de pensar e estamos trabalhando mecanicamente…..!!!!!!

Minha sugestão: Questionem, desafiem seus procedimentos, sejam mais críticos e observadores, pois tenho certeza de que conseguirão muitas economias (savings) dentro das suas empresas e não necessàriamente apenas reduzindo custos dos fornecedores, pois tudo tem um limite.

Façam a pergunta: “Se não termos esses documentos quais os riscos reais da nossa empresa?”

Pense, pense, questione e se desafie !!!!!!!!

Artigo publicado pelo nosso Diretor Vital Martins Filho, na revista MundoLogístico.